In de hal van het toernooi staat op een gemakkelijk zichtbare plek de tafel van de toernooiorganisatie. De eerste verenigingsvertegenwoordiger die zich daar meldt, krijgt de speelroosters van de desbetreffende teams die deelnemen (per dagdeel). Het is niet nodig dat elk team zich individueel komt aanmelden, op zich is het wel fijn dat de toernooiorganisatie weet wie er als contactpersoon optreedt als de CMV coördinator niet aanwezig is.